Völlig flexibel mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen. Dieses sogenannte Multitasking ist heute an vielen Arbeitsplätzen anzutreffen. Da wird telefoniert, E-Mails beantwortet und nebenbei noch gegessen. Alles gleichzeitig. Eigentlich sollte uns dadurch viel mehr Zeit für andere Dinge bleiben, doch weit gefehlt.
Auch in der Freizeit sind viele Menschen Multitasking gewohnt. Wer schaut heute noch knapp zwei Stunden einen Film im Fernsehen, ohne zwischendurch schnell zu telefonieren, eine SMS zu verschicken, Zeitung zu lesen, zu essen oder im Internet zu surfen? Wir haben verlernt, uns auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Wir klagen über Zeitmangel, besuchen Zeitmanagementseminare und versuchen, immer mehr gleichzeitig zu erledigen. Doch die Zeit lässt sich nicht aufhalten und der Mythos vom Multitasking ist eine Illusion. Die ständigen Unterbrechungen durch E-Mail, Telefon und persönliche Kommunikation führen zu Ineffizienz und einem permanenten Gefühl der Überforderung.
Multitasking macht krank
Zahlreiche wissenschaftliche Untersuchungen aus der Psychologie und der Hirnforschung belegen, dass die Effizienz bei der abwechselnden Erledigung verschiedener Aufgaben in kurzen Zeitabständen im Vergleich zur Erledigung einer Aufgabe nach der anderen sinkt. Multitasking wird zwar in vielen modernen Berufen gefordert, schadet aber mehr als es nützt.
Der Kommunikationswissenschaftler Clifford Nass von der Stanford University hat in einer Studie Menschen getestet, was sie durch den Konsum mehrerer Medien besser können als andere. Das Ergebnis war für die so genannten Multitasker ernüchternd. Sie ließen sich bei der Erledigung einer Aufgabe viel leichter ablenken als die Probanden der Vergleichsgruppe, die selten mehrere Tätigkeiten und Medien gleichzeitig konsumierten. Zudem konnten sie im Kurzzeitgedächtnis die aufgenommenen Informationen schlechter in wichtige und unwichtige einteilen und brauchten immer eine gewisse Zeit, um von einer Aufgabe zur nächsten zu wechseln.
Die Forschung hat gezeigt, dass das Gehirn nur eine Sache gleichzeitig tun kann. Wer mehrere Aufgaben gleichzeitig angeht, verschlechtert seine Leistung oder verlangsamt die Arbeit. Obwohl Multitasking in vielen Stellenbeschreibungen gefordert wird, verschwenden Menschen damit täglich wertvolle Arbeitszeit und Unternehmen Geld. Gleichzeitig bedeutet das schnelle Abarbeiten verschiedener Aufgaben kein besseres Ergebnis, da einige Aufgaben nur oberflächlich bearbeitet werden.
Mögliche Folgen von Multitasking und ständiger Informationsflut: Konzentrationsstörungen. Durch die gleichzeitige Bearbeitung von Aufgaben sind wir meist überfordert und können uns nicht mehr gezielt nur auf eine Aufgabe konzentrieren, die wir qualitativ hochwertig und effizient erledigen. Dadurch werden Zusammenhänge meist nicht mehr verinnerlicht und nur wenige Informationen gelangen ins Langzeitgedächtnis. Jede Unterbrechung stört kreative Prozesse. Auf der anderen Seite ist das Gehirn geradezu süchtig nach Neuem und empfindet Ablenkungen bei besonderen Denkleistungen als sehr willkommen.
Schaffen Sie sich ein Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten. Gerade in einem Großraumbüro ist es nicht immer einfach, einen ruhigen Moment und eine ruhige Ecke zu finden. Wichtig: Kommunizieren Sie klar, wann Sie nicht erreichbar sind und wann Sie wieder zur Verfügung stehen.
Prioritäten setzen
Wer mehrere Aufgaben gleichzeitig lösen muss, sollte Prioritäten setzen. Was ist wichtig und dringend? Dazu gehört auch die Selbstdisziplin, sich auf eine Sache zu konzentrieren. Lassen Sie sich nicht ständig von eingehenden Mails, SMS, Kollegen oder Telefonanrufen ablenken. Schalten Sie die automatische optische und akustische Benachrichtigung bei eingehenden Mails oder SMS aus. Dies kann bei wichtigen Nachrichten hilfreich sein, lenkt aber von der eigentlichen Arbeit ab. Es dauert zu lange, bis Sie sich wieder auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können. Bearbeiten Sie Ihre E-Mails im Block zu bestimmten Tageszeiten und legen Sie Zeiten fest, in denen Sie weder telefonisch noch persönlich erreichbar sind.
Durch Multitasking wird oft unendlich viel Zeit mit Informationsverarbeitung verbracht: Informationen lesen, bewerten, auswerten, reagieren, ablegen. Besser ist es, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen und sich in Konzentrationsphasen ungestört dem Wichtigsten oder Schwierigsten zu widmen.
Entspannungspausen
Regelmäßige Pausen während der Arbeit nicht vergessen und vor allem einhalten. Schon fünf Minuten zwischendurch können helfen, zur Ruhe zu kommen. Hilfreich sind kurze Atemübungen, bei denen man sich ruhig hinsetzt und die Augen schließt. Legen Sie die Hand flach auf die Brust und atmen Sie tief ein. Halten Sie kurz inne und atmen Sie bewusst aus. Nach einigen Wiederholungen haben Sie hoffentlich etwas Ruhe gefunden.
Schaffen Sie sich eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Vielleicht können Sie Ihren Schreibtisch so ausrichten, dass Sie aus dem Fenster schauen und ab und zu den Blick in die Ferne schweifen lassen können.